Auf der einen Seite ist das Kind krank. Auf der anderen Seite überschlagen sich die Anrufe und das Telefon ist ständig besetzt. Dabei kann Krankmeldung auch ganz einfach funktionieren: online, direkt auf Ihrer Webseite. In kurzer Zeit bauen wir bei Ihnen unsere praktische Lösung zur digitalen Online-Krankmeldung ein – mit individuellen Funktionen und gerne auch für mehrere Sprachen.So können Eltern mit wenigen Klicks ihre Kinder abmelden. Ihre Verwaltung erhält einen tagesaktuellen Überblick über sämtliche Abwesenheiten. Sparen Sie Zeit und Aufwand, vermeiden Sie unnötige Telefonate und Missverständnisse – optimal für Schulen, Kindergärten, Träger, Vereine, Städte und andere Einrichtungen.
Krankmeldungen einfach digital verwalten
Das Prinzip ist ganz einfach: Ist das Kind krank, gehen die Eltern online auf die Seite für Krankmeldungen. Dort hinterlegen Sie in einem kleinen Formular die für die Abmeldung relevanten Informationen. Nach Absenden bekommen sowohl die Eltern als auch die Verwaltung eine Bestätigungsmail. Das gibt beiden Seiten Sicherheit darüber, dass die Krankmeldung erfolgreich war. Außerdem erhält die Einrichtung täglich eine aktuelle Sammelliste, die einen Überblick über sämtliche Krankmeldungen bietet. Dabei sorgt ein Rechtemanagement dafür, dass ausgewählte Personen genau die Informationen bekommen, die sie benötigen – zum Beispiel Klassenlehrer die Daten für ihre eigene Klasse, Erzieher die Abmeldungen für ihre eigene Kindergartengruppe oder das Sekretariat die Informationen für die gesamte Schule.
Maßgeschneidert für Träger, Städte, Schulen, Kindergärten & Vereine
Jede Einrichtung hat spezifische Anforderungen. Daher entwickeln wir Ihre Online-Krankmeldung speziell nach Ihren Bedürfnissen und passen Sie ebenfalls an Ihr Corporate Design an. Weiterführende Funktionen können zum Beispiel eine automatische Abmeldung vom Mittagessen oder das Mitsenden von Entschuldigungen bzw. Attesten sein. Außerdem bereiten wir Ihre Online-Krankmeldung auch gern mehrsprachig auf, in den Sprachen, die Sie benötigen. Sollten Sie Träger mehrerer Einrichtungen sein, können wir für Sie eine gesonderte Webseite erstellen, über die Sie die Abmeldungen für alle Ihre Schulen und Kindergärten verwalten.
Online-Krankmeldungen: Vorteile
- Für Eltern: einfache Abmeldungen mit wenigen Klicks
- Für die Einrichtung: klare & tagesaktuelle Übersichten
- Rückmeldungen per Bestätigungsmails
- Optimal für Schulen, Kitas, Vereine & Städte
- Als gesonderte Webseite oder direkt auf Ihrer Seite
- Angepasst an Ihr Corporate Design
- Erweiterbar um gewünschte Zusatzfunktionen
- Verfügbar in mehreren Sprachen
- Anwendbar für einzelne und mehrere Einrichtungen
- Benutzerfreundlich und für Smartphones optimiert
Für Kitas & Schulen: So einfach geht es
Krankmeldung digital – nahtlos integriert in Ihre Verwaltung
Ob Sie sich die elektronische Krankmeldung direkt als Unterseite auf Ihrer bestehenden Webseite oder auf einer neuen Webseite wünschen: Wir sorgen dafür, dass sich das System nahtlos in Ihr digitales Ökosystem und in Ihre anderen Verwaltungsprozesse einfügt. Sammellisten mit tagesaktuellen Abmeldungen gehen zur gewünschten Zeit genau an die Personen, die es betrifft. Die Daten werden so aufbereitet, wie es für Sie am praktischsten ist (zum Beispiel als PDF, CSV oder als Listen in einem Verwaltungssystem). Die Einbindung der Online-Krankmeldung kann beispielsweise als Plug-in für WordPress erfolgen, aber auch andere Lösungen setzen wir um. Bei der Entwicklung steht bei uns stets im Fokus, dass Ihr Abmeldesystem ein integraler und somit extrem leicht handhabbarer Bestandteil Ihrer Verwaltung wird – für einfache, schnelle und übersichtliche Prozesse.
Verwaltung von Einrichtungen, Personen, Klassen & Gruppen
Jede Einrichtung verändert sich im Laufe der Zeit. Klassen kommen hinzu, Kindergartengruppen fallen weg, Lehrer und Erzieher wechseln, das Sekretariat wird neu besetzt … Um diesen Veränderungen schnell und unkompliziert gerecht zu werden, können Sie mit unserem System die Struktur Ihrer Einrichtungen einfach anpassen. So bleibt die Abmeldung auf lange Sicht stets aktuell und kann flexibel genutzt werden.
Zeitgesteuerte Sammelliste: alles auf einen Blick
Anrufe werden notiert, E-Mails trudeln ein, und dann sind da noch die Durchsagen auf dem Anrufbeantworter … All diese Vorgänge fallen mit unserer Online-Krankmeldung weitgehend weg. Stattdessen erhalten die für die Organisation der Abmeldungen zuständigen Personen täglich zu einem gewünschten Zeitpunkt eine Sammelliste. Deren Aufbau und Sortierung kann individuell festgelegt werden, auch das Format können Sie frei wählen (zum Beispiel als PDF, Excel- oder CSV-Datei). So gewinnen Schulen und Kindergärten maximale Übersicht, was die interne Organisation erheblich vereinfacht. Über eine klare Zuordnung der Personen kann bestimmt werden, wer welche Listen in welcher Form bekommt. Das spart allen viel Zeit … und schont nebenbei sicherlich auch das Nervenkostüm.
Mehrsprachigkeit
Die Seite für die elektronische Abmeldung von Kindern bereiten wir Ihnen gern in den Sprachen auf, die Sie für Ihre Einrichtungen benötigen. Das unterstützt insbesondere Eltern mit Migrationshintergrund, für die eine telefonische Krankmeldung aufgrund von Verständigungsproblemen und Sprachbarrieren mitunter eine zusätzliche Herausforderung darstellen kann. Standardmäßig steht Ihnen die Online-Krankmeldung in Deutsch zur Verfügung. Doch ob Englisch, Ukrainisch, Spanisch oder andere Sprachen – wir bauen für Sie einen einfachen Schalter zum Umstellen der Sprache ein, sodass das Formular zur Abmeldung von jeder Person einfach gelesen und verstanden werden kann.
Residenzstadt Neustrelitz
Wir bedanken uns bei der 4eck Media GmbH & Co. KG für die professionelle Umsetzung der Online-Abmeldung auf “abmeldung-neustrelitz.de“. Das Ergebnis zeichnet sich durch Nutzerfreundlichkeit, eine klare Struktur und einfache Bedienbarkeit aus. Durch den Einsatz der neuen Online-Lösung konnten Bearbeitungszeiten und Verwaltungsaufwand merklich reduziert werden. Auch für die Eltern erfolgt der Abmeldevorgang nun deutlich schneller und unkomplizierter, wodurch auch dort eine spürbare Entlastung erreicht wurde. Die Zusammenarbeit mit der Firma 4eck Media verlief sehr konstruktiv, zuverlässig und lösungsorientiert. Besonders hervorzuheben sind die kurzen Reaktionszeiten sowie die zügige Umsetzung der gewünschten Anforderungen. Wir können die Zusammenarbeit mit der Firma 4eck Media empfehlen und würden bei Bedarf gerne erneut auf deren Dienstleistungen zurückgreifen.
Ansichten aus echten Projekten
Beispiele: Residenzstadt Neustrelitz und Gymnasium Carolinum
Online-Krankmeldung integriert auf der Webseite einer einzelnen Einrichtung
Unsere Online-Krankmeldung ist bereits seit Jahren im Einsatz und hat sich in der Praxis bewährt. So setzt zum Beispiel das Gymnasium Carolinum auf ein einfach handhabbares Formular, das wir direkt auf der Schul-Webseite integriert haben – natürlich passend zum Gesamterscheinungsbild. Die Einrichtung hat damit im Zeitraum von 2017 bis 2024 über 32.000 Abmeldungen gemanagt. Wenn Sie sich das Beispiel einmal ansehen möchten, finden Sie es auf der Kontaktseite von Carolinum unter der Überschrift Online-Krankmeldung.
Mehrsprachige Online-Krankmeldung für mehrere Einrichtungen über eine gesonderte Webseite
Auch für die Residenzstadt Neustrelitz durften wir die Online-Krankmeldung entwickeln – und das gleich für mehrere Schulen und Kitas, in deutscher, englischer sowie ukrainischer Sprache. Die Lösung ist so ausgelegt, dass Eltern im ersten Schritt die entsprechende Einrichtung in der Stadt auswählen (also einen Kindergarten oder eine Schule), dann das Formular ausfüllen und abschicken. Die Seite können Sie sich hier ansehen: abmeldung-neustrelitz.de.
Nutzerfreundlich, transparent: ein Plus für Eltern & Verwaltung
Einfaches Online-Formular für Eltern mit großer Wirkung für die Verwaltung – wenn Sie sich für unsere Online-Krankmeldung entscheiden, profitieren Eltern und Verwaltung gleichermaßen. Die Abmeldung geht schnell und einfach, ohne Warteschleifen oder Sprechen auf den Anrufbeantworter. Das Organisieren der täglichen Krankmeldungen funktioniert mit der Sammellisten-Funktion viel einfacher. Und schließlich haben beide Seiten aufgrund transparenter Rückmeldungen stets die Sicherheit, dass die Krankmeldung erfolgreich angekommen ist. Eine echte Win-win-Lösung für alle Beteiligten! Ihr Beitrag zur Digitalisierung der Verwaltung, die beim Bürger auch wirklich ankommt.
Ihr Weg zur Online-Krankmeldung
Egal, ob Sie ein Träger mehrerer Einrichtungen sind oder sich als Schule, Kindergarten oder Verein für eine Online-Krankmeldung interessieren: Sprechen Sie uns direkt an. Matthias Petri, Geschäftsführer der Agentur 4eck Media, wird mit Ihnen persönlich Ihre speziellen Anforderungen an die Online-Abmeldung besprechen. Anschließend setzen wir mit unserem Team aus erfahrenen Designern und Programmierern Ihr individuelles Abmelde-System schnell und kostengünstig um. Schon in kurzer Zeit steht Ihnen, Ihrer Verwaltung und den Eltern der Kinder Ihrer Einrichtung die elektronische Krankmeldung zur Verfügung. Nehmen Sie gleich per E-Mail Kontakt zu uns auf.
Seit 8 Jahren im Einsatz
„Wir nutzen die Online-Krankmeldung für Schüler:innen und Lehrer:innen bereits seit 8 Jahren und können uns gar nicht mehr vorstellen, wie es davor war. Im Sekretariat mussten allein im ersten Jahr mehrere tausend Telefonate nicht geführt werden. Es gibt keine Probleme wie am Telefon, wo manchmal die Verbindung schlecht ist oder ein Name nicht richtig verstanden wird. Als die Krankmeldungen noch telefonisch eingingen, war die Schule in der Zeit von 06.30 bis 8.00 oft permanent nicht erreichbar, weil so viele Anrufe eingingen. Die Sekretärin kann nun in Ruhe alle Krankmeldungen durchgehen.“
Kathrin Hutton, Carolinum Neustrelitz
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wird die Online-Krankmeldung missbräuchlich verwendet?
Das haben wir uns auch gefragt. Deshalb haben wir die Frage weitergegeben an eine Person, die mit unserer Online-Krankmeldung jahrelange Erfahrung hat. Kathrin Hutton vom Carolinum Gymnasium in Neustrelitz meint, dass eine missbräuchliche Verwendung der Online-Krankmeldung nur sehr selten vorkommt. Und wenn doch, handelt die Schulleitung, indem sie das Gespräch sucht. „Das hat sich bei den Schüler:innen rumgesprochen und deshalb kommt es nur gelegentlich vor. Wir finden sogar, dass es einfacher ist, das zu prüfen, da Krankmeldungen nur mit der offiziell eingetragenen Email-Adresse der Eltern gültig sind, während es zu aufwendig ist, Telefonnummern während eines Telefonats zu prüfen.“
Wie funktioniert die digitale Krankmeldung?
Eltern füllen ein einfaches Online-Formular auf der Webseite der Einrichtung (oder einer gesonderten Webseite) aus. Die Krankmeldung wird direkt an die Verwaltung gesendet. Gleichzeitig erhalten die Eltern eine automatische Bestätigung per E-Mail.
Welche Informationen müssen Eltern im Formular angeben?
In der Regel werden Name des Kindes, Klasse oder Gruppe, Zeitraum der Abwesenheit sowie der Grund (z. B. Krankheit, Arzttermin) abgefragt. Die Felder können individuell für Ihre Einrichtung angepasst werden. Beispielsweise könnte eine einfache Checkbox abfragen, ob das Kind auch gleich zum Mittagessen abgemeldet werden soll.
Wer erhält die Krankmeldung?
Die Krankmeldung wird automatisch an die zuständige Verwaltung der Schule, Kita oder Organisation übermittelt. Optional können auch die jeweiligen Lehr- oder Betreuungskräfte benachrichtigt werden. Inwieweit welche Personen in Ihrer Einrichtung welche Informationen erhalten, kann angepasst werden.
Gibt es eine Übersicht für die Verwaltung?
Ja, die Verwaltung (bzw. ausgewählte Personen) erhält täglich eine strukturierte Sammelliste aller eingegangenen Abmeldungen – übersichtlich und datenschutzkonform. Wie die Daten in der Liste sortiert werden, kann im Vorfeld definiert werden.
Erhalten Eltern eine Bestätigung?
Ja, nach dem Absenden des Formulars wird automatisch eine E-Mail-Bestätigung an die angegebene Adresse verschickt. Das sorgt für Transparenz und Sicherheit.
Muss eine App installiert werden?
Nein, es ist keine App notwendig. Das Formular ist mobil optimiert und funktioniert auf Smartphones, Tablets und PCs im Browser.
Ist das System DSGVO-konform?
Ja. Alle Daten werden gemäß den Vorgaben der DSGVO verarbeitet. Die Übertragung ist verschlüsselt, und die Daten werden nur so lange gespeichert, wie es organisatorisch für Sie notwendig ist.
Können wir das System an unsere Einrichtung anpassen?
Wir passen das Formular vollständig an das Design und die Anforderungen Ihrer Webseite bzw. Ihres Corporate Designs an.
Wie schnell kann das System eingeführt werden?
Abhängig von den individuellen Anforderungen, dauert die Integration in der Regel wenige Tage. Nach einem kurzen Abstimmungsgespräch richten wir das System ein und stellen es betriebsbereit zur Verfügung.
Für welche Einrichtungen ist die Lösung geeignet?
Unsere Lösung eignet sich für Grundschulen, Hauptschulen, Gymnasien, Kindergärten, Horte, Musikschulen, Sportvereine oder andere Bildungseinrichtungen, in denen Kinder regelmäßig betreut werden und Abmeldungen effizient erfasst werden sollen.
Was kostet die Online-Krankmeldung?
Die Online-Krankmeldung kostet in ihrem Grund-Setup 1.800 Euro (netto). Für jede zusätzlich angebundene Einrichtung (Schule, Kindergarten) berechnen wir 200 Euro (netto).